【常勤換算と先進事例】2020年10月度経営実践会報告その2

グループホームを経営している方で
常勤換算に、毎月かなりの時間を取られてしまう
という方も少なくないのではないでしょうか。

だからと言って、常勤換算を疎かにして
配置基準を満たしていなかった場合、
実地指導で、最悪の場合、指定取り消しといった
厳しい処分が下されることもあり得ます。

そこで、10月度の経営実践報告会では
実際にグループホームを複数棟経営されている
株式会社イクコ・カンパニー取締役奥野氏をお招きし、
どのように対応されていらっしゃるのか
詳しくお話をうかがいました。

奥野氏は、常勤換算について
様々な試行錯誤を繰り返した結果、
ある方法と、あるツールを用いることで劇的に改善され、
今では全く悩むことなく常勤換算について
配置基準を満たすことが可能とのこと。

どうしたら、常勤換算に悩まなくて済むのか？

【常勤換算のやりくりに時間を取られるのはやめましょう】
【もう常勤換算なんて忘れてしまいましょう】

と奥野氏がおっしゃるその裏側について
詳しくお話を伺いました。

奥野氏は、様々に常勤換算について試行錯誤する中、
エクセルで簡単に計算ができるツールを
ご自身で作成されたのだそうです。

シフトの作成や、給与計算など、
他の必須業務の入力を行うことで、
自動的に常勤換算ができるような計算式が入った
非常に便利なシートになっています。

このエクセルシートを使うメリットは大きく２つ。

・各ホームに必要な常勤換算がすぐにわかる
・各ホームにとって最適な世話人と生活支援員の分配比率が明らかになる

逆に、全くこのシートを必要としないのは
普通の夜勤のシフトだけで常勤換算が満たされている場合、
つまり、毎日１人の夜勤配置をしておけば
特に悩む必要が無い、というケースです。

奥野氏作のエクセルシートでは
区分、定員、配置基準、常勤時間などを入力することによって
支援員と世話人の常勤換算が出てきます。

また、夜勤・日勤のそれぞれのパターンを
複数登録できるようになっています。

コロナの影響で利用者さんが移動支援で外出しなくなった、
などの場合でも、対応できるようになっているそうです。

様々なケースに対応しながら
世話人と支援員をどのようなバランスで配置したらベストなのかを
微調整しながら、予め把握しておくことができる為、
サービス管理責任者や、管理者の勤務形態の予定を
スムーズに作成することも可能になります。

そして今回は、奥野氏のご好意により
実践会にご参加くださっている協会員の皆様に、
このエクセルシートをお譲りいただけることになりました。

地域毎に違う点もありますので、
多少の手直しはそれぞれ必要にはなってきますが
皆様にとって大変有用なツールです。

シートをお送りした会員の皆様からは

「いただいたツールをうまく活用して
汎用させていきたいと思います」

「大変参考になりました。ありがとうございます。
早くエクセル操作してみたいです」

と、嬉しいご報告をいただきました。

自分ではなかなか作ることが難しいものを
先輩経営者の方から頂戴できるというのは
会員の皆様にとって、非常に貴重なのではないかと思います。

当協会ではこれからも
実際の経営に役立つツールや情報を
会員の皆様に提供してまいります。

今後とも日本福祉事業者協会を
どうぞよろしくお願いいたします。

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